Organizar un evento conlleva más que preparar un lugar, invitar ponentes o coordinar la logística. Si vas a gestionar datos personales, debes cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos.
Desde Quick LOPD te compartimos los puntos clave que debes tener en cuenta para evitar riesgos legales y garantizar la privacidad de los asistentes, patrocinadores y participantes. Para cumplir con la protección de datos en la organización de eventos.
1. Inscripción y registro de asistentes: usa plataformas adecuadas
Olvídate del “te aviso por WhatsApp y me haces un Bizum”. Si vas a gestionar un evento, la recogida de datos debe hacerse de forma controlada y segura:
Utiliza una plataforma de inscripción y pago con gestión centralizada.
Recoge solo los datos estrictamente necesarios para la organización (nombre, apellidos, email…).
Aplica el principio de minimización de datos: no recojas más de lo que vas a utilizar.
2. ¿Qué puedes hacer con los datos recogidos? ¿Y qué no?
Una vez finalizado el evento, es importante tener claro los límites del tratamiento:
Si solo recogiste los datos para el control de asistencia, no puedes utilizarlos para enviar publicidad de futuros eventos o servicios a menos que hayas obtenido consentimiento expreso (por ejemplo, una casilla de aceptación marcada por el usuario).
Tampoco puedes ceder los datos a patrocinadores o terceros si no se informó de esta cesión en el momento de la recogida.
Recomendación: incluye siempre un check de aceptación voluntaria para el envío de futuras comunicaciones si planeas continuar el contacto.
3. Fotografías y vídeos durante el evento: qué puedes y qué no puedes hacer
Las imágenes también son datos personales. Estos son los supuestos más comunes:
Photocall
Si una persona posa voluntariamente, se entiende que da su consentimiento explícito para ser fotografiada.
Imágenes generales del evento
Se pueden tomar y difundir si la finalidad es informar sobre el evento y no se identifican de forma individualizada a los asistentes.
Fotografías en comidas o cócteles
Evita hacer fotos individuales o panorámicas de personas comiendo, bebiendo o fumando, ya que puede resultar invasivo.
Si una persona posa conscientemente con una copa o en una situación concreta, se presume consentimiento, aunque sigue siendo recomendable informar previamente del uso de las imágenes.
4. Grabaciones de voz y conferencias: autorización obligatoria
En el caso de conferenciantes, ponentes o moderadores, debes solicitar:
Autorización expresa por escrito para grabar su voz o imagen.
Indicar de forma clara que el material podrá ser difundido en redes sociales, plataformas digitales, páginas web u otros canales.
Cumplir con la protección de datos en la organización de eventos no es solo una cuestión legal, también es una forma de generar confianza y profesionalidad. Desde Quick LOPD te ayudamos a diseñar formularios, redactar cláusulas informativas, gestionar los consentimientos y preparar todo lo necesario para que tu evento sea seguro, legal y respetuoso con la privacidad.
No te pierdas la entrevista completa donde analizamos estos conceptos con Javier Nogueroles, que podrás escuchar cada semana en el programa TIC TAC DATOS de ONDA NARANJA COPE.