La respuesta es clara: No, la empresa no puede obligar a un trabajador a distancia a facilitar su correo o teléfono personal como condición para trabajar, salvo en situaciones excepcionales, justificadas y con garantías. Y nunca para un uso sistemático o permanente. Esto vulneraría el RGPD y el derecho laboral.
Fundamentos jurídicos clave
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)
Artículo 5.1.c: Principio de minimización de datos → Solo pueden recabarse los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario.
Artículo 6: Necesidad de base jurídica → El consentimiento del trabajador no puede considerarse libre si hay un desequilibrio de poder (como en la relación laboral).
Artículo 88 RGPD y Artículo 87 LOPDGDD: Refuerzan que el tratamiento de datos en el ámbito laboral debe hacerse conforme a normas claras y proporcionadas.
¿En qué casos sería lícito pedir el correo o el teléfono personal?
Solo si se cumplen estas condiciones estrictas:
Finalidad justificada y proporcional
Por ejemplo, un número de emergencia para contactar ante incidencias graves si no hay herramientas corporativas disponibles.
No existe alternativa razonable
Si no se dispone de correo o teléfono corporativo para la comunicación esencial.
Información clara al trabajador
Debe entregarse una cláusula informativa (art. 13 RGPD) detallando:
- Finalidad exacta del tratamiento.
- Base legal.
- Plazo de conservación.
- Derechos del trabajador.
Uso estrictamente limitado a lo informado
No se puede usar ese dato para otros fines: marketing interno, control horario, comunicaciones fuera de horario laboral, etc.
Casos de ilegalidad clara
- Imponer su uso para tareas habituales cuando ya existen medios corporativos.
- Controlar o vigilar al trabajador a través de su línea o correo personal.
- Amenazar con sanción si no se entrega el dato personal → vulnera el principio de licitud.
La AEPD y los tribunales laborales han reiterado que:
El empleador no puede obligar a usar o facilitar datos personales si ya dispone de canales corporativos suficientes.
El consentimiento del trabajador no se considera libre cuando hay riesgo de represalias o dependencia económica.
Por lo que se recomienda que la empresa proporcione a los empleados teléfono y correo corporativo para tareas laborales.
El teléfono o correo personal solo pueden usarse con el consentimiento explícito y libre del trabajador y solo para fines muy concretos y justificados (p. ej., emergencias).
El uso del correo electrónico o teléfono personal de un trabajador no puede imponerse como condición para trabajar en remoto. Solo se podrá solicitar en casos muy concretos, con fines justificados y siempre con el consentimiento libre, informado y explícito del empleado.