En el actual contexto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD, la gestión de la Lista Robinson no solo es una obligación legal para las empresas que hacen campañas publicitarias, sino también un área crítica en términos de seguridad y cumplimiento normativo.
En esta segunda parte de nuestro análisis, desde Quick LOPD te explicamos cuáles son las causas más frecuentes de brechas de seguridad relacionadas con la Lista Robinson y cómo prevenirlas eficazmente.
1. Acceso no autorizado a la Lista Robinson
Solo el personal autorizado debe acceder a los datos de la Lista. Cualquier consulta o uso indebido constituye una violación del artículo 4.12 del RGPD.
Ejemplo: Un empleado de marketing accede al fichero fuera de sus funciones o lo reenvía por correo sin cifrado.
2. Uso de los datos con fines no autorizados
La única finalidad de la Lista Robinson es filtrar campañas publicitarias para respetar el derecho de oposición. Cualquier otro uso —como segmentación de mercado o enriquecimiento de perfiles— es ilegal.
Ejemplo: Cruzar los datos de la Lista con la base de clientes para análisis estadístico sin consentimiento.
3. Falta de medidas de seguridad en el tratamiento
La descarga y almacenamiento de los datos debe estar protegida mediante cifrado, trazabilidad y eliminación segura. No hacerlo puede provocar fugas accidentales o accesos indebidos.
Ejemplo: Un archivo con la Lista se guarda en un USB sin protección y se pierde durante un viaje.
4. Fallo en los procesos de consulta o actualización
Si se lanza una campaña publicitaria sin consultar la versión actualizada de la Lista Robinson, se incumple la normativa. Los errores en la sincronización de sistemas también son una fuente frecuente de brechas.
Ejemplo: El CRM no se actualiza correctamente y lanza una campaña a usuarios que ya se han inscrito en la lista.
5. Malas prácticas con encargados del tratamiento
Delegar la gestión publicitaria a terceros sin contrato de encargo del tratamiento, sin instrucciones claras o sin auditorías puede ser fuente directa de brechas, tanto por errores como por negligencias.
Ejemplo: Una agencia externa gestiona los datos sin medidas de protección y los reutiliza para otros clientes.
6. Ciberataques: un riesgo creciente para la Lista Robinson
Aunque los datos incluidos en la Lista Robinson son mínimos (nombre, email, teléfono…), su finalidad los convierte en especialmente sensibles, ya que reflejan una oposición activa a recibir publicidad.
Supuestos frecuentes de ciberataques:
- Phishing o malware en equipos con acceso a la Lista.
- Intrusiones en servidores no segmentados ni cifrados.
- Ransomware que bloquea o cifra los datos sin fuga, pero impide su acceso.
Obligaciones legales en caso de brecha (art. 33 y 34 del RGPD):
- Evaluar inmediatamente el incidente.
- Notificar a la AEPD en un máximo de 72 horas si hay riesgo para los derechos de los afectados.
- Informar a los interesados si el riesgo es alto.
- Documentar la brecha, aunque no se notifique.
Medidas de seguridad recomendadas:
- Cifrado obligatorio de los ficheros descargados.
- Acceso limitado y autenticación en dos pasos.
- Sistemas de detección de intrusos (IDS/IPS).
- Control de descargas, trazabilidad y borrado seguro.
- Auditorías periódicas y pruebas de seguridad.
El uso de la Lista Robinson en entornos empresariales debe incluirse dentro del análisis de riesgos de ciberseguridad de la entidad. No se trata solo de un deber ético, sino de una exigencia regulatoria dentro del marco del principio de seguridad del tratamiento (art. 32 RGPD). Un ciberataque que implique la exposición, pérdida o modificación no autorizada de datos extraídos de esta lista debe ser tratado como una brecha grave.
El cumplimiento del deber de consulta de la Lista Robinson no se agota en la descarga del fichero. Implica una gestión responsable, segura y jurídicamente adecuada de los datos. Cualquier desviación puede traducirse en una brecha de seguridad que, además de la notificación obligatoria a la AEPD (art. 33 RGPD), puede acarrear sanciones y pérdida de confianza por parte de los usuarios.
La prevención, la formación del personal y el diseño de políticas internas de tratamiento son claves para evitar estas situaciones.