El Gobierno español está preparando una nueva norma para reforzar la obligación del registro horario laboral, vigente desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). El objetivo es que este registro sea más preciso, digital y auditable, registrando la hora exacta de inicio, fin, pausas y compensaciones, con acceso en tiempo real para trabajadores e Inspección de Trabajo.
Incluso se prevé conectar los sistemas de fichaje con la Seguridad Social o las nóminas para detectar fraudes.
Lo que no cambia
La obligación de registrar la jornada ya existía: el sistema puede ser papel, Excel, app o terminal físico.
Lo esencial, según la Inspección, es que sea objetivo, fiable y accesible.
Fichar cumpliendo el RGPD
El control horario implica tratar datos personales, y por tanto debe respetar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD.
Las claves son:
- Información: avisar al trabajador sobre responsable, finalidad, conservación y cesiones.
- Minimización: registrar solo lo necesario (entrada y salida). Nada de GPS o imágenes salvo justificación.
- Conservación: máximo 4 años, según el Estatuto de los Trabajadores.
- Seguridad: acceso restringido, cifrado y trazabilidad.
- Encargado del tratamiento: si interviene un proveedor tecnológico, contrato conforme al art. 28 RGPD.
EL PRINCIPIO RECTOR ES CLARO: LO NECESARIO SÍ, LO EXCESIVO NO.
Biometría: un terreno resbaladizo
El uso de huella dactilar o reconocimiento facial para fichar se considera tratamiento de datos biométricos, categoría especial según el art. 9 RGPD.
En el ámbito laboral no se acepta el consentimiento como base legal válida, y la AEPD ha impuesto multas de hasta 365 000 € por utilizar sistemas biométricos sin necesidad ni evaluación de impacto.
Salvo casos excepcionales, no son proporcionales ni justificables: hay alternativas menos invasivas (tarjetas, apps, códigos, intranets).
Recomendaciones para empresas
- Optar por sistemas sencillos y no invasivos.
- Documentar una política de registro horario y entregar una cláusula informativa a cada empleado.
- Verificar que el proveedor cumple con el RGPD.
- Auditar periódicamente la fiabilidad y accesibilidad de los registros.
El nuevo reglamento busca más control y transparencia, pero la empresa debe equilibrar esa exigencia con el respeto a la privacidad.
La tecnología es una aliada, siempre que se use con prudencia y proporcionalidad.
Porque fichar no es el problema:
El problema es fichar mal.
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